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不可不知的庆典活动礼仪

时间:2018-12-30
  庆典,各种庆祝仪式的统称。在商务活动中,商务人员参加庆祝仪式的机会是很多的,既有可能奉命为本单位组织一次庆祝仪式,也有可能应邀去出席外单位的某一次庆祝仪式。
    就内容而论,在商界所举行的庆祝仪式大致可以分为四类:第一类,本单位成立周年庆典。通常,它都是逢五、逢十进行的。即在本单位成立五周年、十周年以及它们的倍数时进行。第二类,本单位荣获某项荣誉的庆典。当单位本身荣获了某项荣誉称号、单位的“拳头产品”在国内外重大展评中获奖之后,这类庆典基本上均会举行。第三,本单位取得重大业绩的庆典。例如干日无生产事故、生产某种产品的数量突破lo万台、经销某种商品的销售额达到l亿元等等,这些来之不易的成绩,往往都是要庆祝的。第四类,本单位取得显著发展的庆典。当本单位建立集团、确定新的合作伙伴、兼并其他单位、分公司或连锁店不断发展时,自然都值?#20204;?#31069;一番。
    就形式而论,商界各单位所举行的各类庆祝仪式,都有一个特色,那就是要务实而不务虚。若能由此而增强本单位全体员工的凝聚力与荣誉感,并且使社会各界?#21592;?#21333;位重新认识、?#25991;?#30456;看,那么大?#29260;?#40723;地举行庆典,多进行一些人、财、物的投入,任何理智、精明的商家,都会对此在所不惜。反之,若是对于宣传本单位的新形象、增强本单位全体员工的自豪感无所作为,那么举行一次庆典即使花不了几个钱,也没有必要好大喜功、非要去搞它不可。
    对商界人士来讲,组织庆典与参加庆典时,往往会各有多方面的不同要求。庆典的礼仪,即有关庆典的礼仪规范,就是由组织庆典的礼仪与参加庆典的礼仪等两项基本内容所组成的。以下,对其分别予以介绍。
    组织筹备一次庆典,如同进行生产和销售一样,先要对它作出一个总体的计划。商务人员如果受命完成这一任务,需要记住两大要点:其一,要体现出庆典的特色。其二,要安排?#20204;?#20856;的具体内容。
    毋庸多言,庆典既然是庆祝活动的一?#20013;?#24335;,那么它就应当以庆祝为?#34892;模?#25226;每一项具体活动都尽可能组织得热烈、欢快而隆重。不论是举行庆典的具体场合、庆典进行过程中的某个具体场面,还是全体出席者的情绪、表现,都要体现出红火、热闹、欢愉、喜悦的气氛。惟独如此,庆典的宗旨——塑造本单位的形象,显示本单位的实力,扩大本单位的影响,才能够真正地得以贯彻落实。
    庆典所具有的热烈、欢快、隆重的特色,应当在其具体内容的安排上,得到体现。
    如果站在组织者的角度来考虑,庆典的内容安排,至少要注意出席者的确定、来宾的接待、环境的布置以及庆典的程序?#20154;?#22823;问题。
    首先,应当精心确定?#20204;?#20856;的出席人员名单。庆典的出席者不应当滥?#32479;?#25968;,或是让对方勉为其难。确定庆典的出席者名单时,始终应当以庆典的宗旨为指导思想。?#35805;?#26469;说,庆典的出席者通常应包括如下人士:
    一是上级领导。地方党政领导、上级主管部门的领导,大都对单位的发展给予过关心、指导。邀请他们参加,主要是为了表示感激之心。
  二是社会名流。根据公共关系学中的“名人效应”原理,社会各界的名人对于公众具有吸引力,能够请到他们,将有助于更好地提高本单位的知名?#21462;?/span>
   三是大众传媒。在现代社会中,报纸、杂?#23613;?#30005;视、广播等大众媒介,被称为仅次于立法、行政、司法三权的社会“第四权力”。邀请它们,并主动与它们合作,将有助于它们公正地介绍本单位的?#21024;停?#36827;而有助于加深社会?#21592;?#21333;位的了解和认同。
   四是合作伙伴。在商务活动中,合作伙伴经常是彼此同呼吸、共命运的。请他们来与自己一起分享成功的喜悦,是完全应该的,而且也是必要的。
   五是社区关系。它们是指那些与本单位共居于同一区域、?#21592;?#21333;位具有种种制约作用的社会实体。例如,本单位周围的居民委吊会、街道办事处、医院、学校、幼儿园、养?#26174;骸?#21830;店以及其他单位等?#21462;?#35831;它们参加本单位的庆典,会使对方进一步了解本单位、尊重本单位、支持本单位,或是给予本单位更多的?#22870;恪?/span>
   六是单位员工。员工是本单位的主人,本单?#24187;?#19968;项?#21024;?#30340;取得,都离不开他们的兢兢业业?#22242;?#21147;奋斗。所以在组织庆典时,是不容许将他们完全“置之度外”的。
   以上人员的具体名单一旦确定,就应尽早发出邀请或通知。鉴于庆典的出席人员甚多,牵涉面极广,故不到万不得已,均不许将庆典取消、改期或延期。
   其次,应当精心安排?#32654;?#23486;的接待工作。与?#35805;?#30340;商务交往中来宾的接待相比,对出席庆祝仪式的来宾的接待,更应突出礼仪性的特点。不但应当热?#21335;?#33268;地?#23637;?#22909;全体来宾,而?#19968;?#24212;当通过主方的接待工作,使来宾感受到主人真挚的尊重与敬意,并且想方设法使每位来宾都能?#37027;?#33298;畅。
   好的办法是庆典一经决定举行,即成立对此全权负责的筹备组。筹备组成员通常应当由各方面的有关人士组成,他们应当是能办事、会办事、办实事的人。
   在庆典的筹备组之内,应根据具体的需要,下设若干专项小组,在公关、礼宾、财务、会务等各方面“分兵把守?#20445;?#21508;管一段。其中负责礼宾工作的接待小组,大都不可缺少。
   庆典的接待小组,原则上应由年轻、精干、身材与形象较好、口头表达能力和应变能力较强的男女青年组成。
   接待小组成员的具体工作有以下几项:其一,来宾的迎送。即在举行庆祝仪式的现场迎接或送别来宾。其二,来宾的引导。即由专人负责为来宾带路,将其送到既定的地点。其三,来宾的陪同。对于某些年事已高或非常重要的来宾,应安排专人陪同始终,?#21592;?#20851;心与?#23637;恕?#20854;四,来宾的招待。即指派专人为来宾送饮料、?#31995;?#24515;以及提供其他方面的关照。
   凡应邀出席庆典的来宾,绝大多数人?#21592;?#21333;位都是关心和友好的。因此,当他们光临时,主人没有任何理由不让他们受到热烈而且合乎礼仪的接待。将心比心,在来宾的接待?#20808;?#24471;过且过、马马虎虎,是会伤来宾的自尊心的。
    再次,应当精心布置好举行庆祝仪式的现场。举行庆祝仪式的现场,是庆典活动的?#34892;?#22320;点。对它的安排、布置是否恰如其分,往往会直接地关系到庆典留给全体出席者的印象的?#27809;怠?#20381;据仪式礼仪的有关规范,商务人员在布置举行庆典的现场时,需要通盘思考的主要问题有:
   一是地点的选择。在选择具体地点时,应结合庆典的规模、影响力以及本单位的实?#26159;?#20917;来决定。本单位的礼堂、会议厅,本单位内部或门前的广场,以及外借的大厅,等等,均可相机予以选择。不过在室外举行庆典时,?#24418;?#22240;地点选择不慎,从而制造噪声、妨碍交通或治安、顾此而失彼。
    二是环境的美化。在反对铺张浪费的同时,应当量力而行,着力美化庆典举行现场的环?#22330;?#20026;了烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛,可在现场张灯结彩,悬?#20063;?#28783;、彩带,张贴一些宣传标语,并且张挂标明庆典具体内容的大型横幅。如果有能力,还可以请由本单位员工组成的乐?#21360;?#38179;鼓队届时演奏音乐或敲锣打鼓,热闹热闹。但是这类活动应当要?#35782;齲?#19981;要热闹过了头,成为胡闹,或者“喧宾夺主”。千万不要请少先队员来扮演这类角色,不要劳动孩子们为这类与他们无关之事而影响其学业。
    三是场地的大小。在选择举行庆祝仪式的现场时,应当牢记并非愈大愈好。从理论上说,现场的大小应与出席者人数的多少成正?#21462;?#20063;就是说场地的大小,应同出席者人数的多少相?#35270;Α?#20154;多地方小,?#23548;?#19981;堪,会使人心烦意乱。人少地方大,则会?#32654;?#23486;?#21592;?#21333;位产生“门前冷落车马稀”的错觉。
    四是音响的准备。在举行庆典之前,务必要把音响准备好。尤其是供来宾们?#19981;?#26102;使用的麦克风和传声设备,在关键时刻,绝不?#24066;?#20020;阵“罢工?#20445;?#35753;主持人?#32622;?#33050;乱、大出洋相。在庆典举行前后,播放一些喜庆、欢快的?#26234;?#21482;要不抢占“主角”的位置,通常是可以的。但是对于播放的?#26234;?#24212;先期进行审查。?#24418;?#23626;时让工作人员自由选择,随意播放那些凄惨、哀怨、让人心酸和伤心落泪的?#26234;?#25110;是那些不够庄重的诙谐曲和爱情歌曲。
    最后,应当精心拟定?#20204;?#20856;的具体程序。一次庆典举行的成功与否,与其具体的程序不无关系。仪式礼仪规定,拟定庆典的程序时,有两条原则必须坚持:第一,时间宜短不宜长。大体上讲,它应以一个小时为其极限。这既为了确保其效果良好,也是为了尊重全体出席者,尤其是为了尊重来宾。第二,程序宜少不宜多。程序过多,不仅会加长时间,而?#19968;?#20250;分散出席者的注意力,并给人以庆典内容过于凌乱之感。总之,不要使庆典成为内容乱七八糟的“马拉松”。
    依照常规,一次庆典大致上应包括下述几项程序:
    预备:请来宾就座,出席者安静,介绍佳宾。
    第一项,宣布庆典正式开始,全体起立,奏国歌,唱本单位之歌。
    第二项,本单位主要负责人致?#24688;?#20854;内容是,对来宾表示?#34892;唬?#20171;绍此次庆典的缘由,等?#21462;?#20854;重点应是报捷以及庆典?#30446;傘?#24198;”之处。
    第三项,邀请嘉宾?#19981;啊?#22823;体上讲,出席此次的上级毛要领导、协作单位及社区关系单位,均应有代表?#19981;?#25110;致贺?#24688;?#19981;过应当提前约定好,不要当场当众?#35780;?#25512;去。对外来的贺电、贺信等等,可不必一一宣读,但对其署名单位或个人应当公布。在进行公布时,可依照其“先来后到”为序,或?#21069;?#29031;其具体名称的汉?#30452;?#21010;的多少进行排列。
    第四项,安排文艺演出。这项程序可有可无,如果准备安排,应当慎选内容,注意不要有悖于庆典的宅旨。
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